چگونه می توان هزینه های تلفن سازمانی را تا 70٪ کاهش داد؟

به گزارش کنفرانس هکا، در دنیای تجارت امروز که امکان برقراری ارتباط از احتیاج های ضروری هر کسب و کاری است، هزینه های سازمانی نیز مطابق با احتیاج های سازمان ها روز به روز در حال افزایش است و هزینه هایی مانند سرویس اینترنت، قبض تلفن و تجهیزات ممکن است به طور غیرمنتظره ای بالا برود.

به گزارش گروه مالی خبرنگاران، در دنیای تجارت امروز که امکان برقراری ارتباط از احتیاج های ضروری هر کسب و کاری است، هزینه های سازمانی نیز مطابق با احتیاج های سازمان ها روز به روز در حال افزایش است و هزینه هایی مانند سرویس اینترنت، قبض تلفن و تجهیزات ممکن است به طور غیرمنتظره ای بالا برود. پس بهترین راهکار برای جلوگیری از افزایش صورتحساب ها، مدیریت و استفاده از راهکار هایی است که به کاهش هزینه های سازمانی یاری کند. در این مقاله قصد داریم بعضی از موثرترین روش ها برای کاهش هزینه تماس سازمانی را به شما معرفی کنیم.

1. مواردی که در صورتحساب شامل می گردد را در نظر بگیرید

اولین قدم برای کنترل هزینه ها، آنالیز مواردی است که در صورتحساب تلفن سازمانی شما لحاظ می گردد. بعضی از هزینه ها ناخواسته است و بدون آن که بدانید آن ها را پرداخت می کنید. هزینه های تلفن شما می تواند شامل موارد زیر باشد:

میزان مصرف ماهیانه: میزان مصرف شما شامل هزینه های تماس های داخلی و خارجی سازمان می گردد.

طرح های مکالمه: هر ارائه دهنده سرویسی طرح های مکالمه مختلفی را پیشنهاد می نماید که با خرید هر یک از آن ها می توانید در هزینه های تماس خود صرفه جویی کنید.

سرویس های اضافه: خدمات دیگری مانند تعداد داخلی ها، همزمانی ها، انتقال تماس، کنفرانس تلفنی و ... هرکدام شامل هزینه جداگانه ای خواهند شد که در صورتحساب شما لحاظ می گردد.

تجهیزات و دستگاه ها: یکی دیگر از مواردی که سبب افزایش هزینه سازمانی می گردد، خرید و نگهداری تجهیزات و سخت افزار های مورداحتیاج سازمان است. به عنوان مثال اگر قصد استفاده از سرویس VoIP بر بستر SIP Trunk را داشته باشید به سرور، تجهیزات و اینترنت پرسرعت احتیاج دارید.

جریمه دیرکرد پرداخت: در صورتی که صورتحساب سرویس تلفن سازمانی خود را با تاخیر بپردازید، علاوه بر قطع سرویس، مبلغی نیز به عنوان جریمه در صورتحساب شما لحاظ می گردد و با پرداخت آن مجددا می توانید از سرویس تلفن خود بهره ببرید.

تخفیفات ویژه: بسیاری از اپراتور ها و ارائه دهندگان سرویس تلفن، تخفیفاتی را به مناسبت های مختلف در نظر می گیرند. این تخفیف ها نیز در صورت استفاده در صورتحساب شما لحاظ می گردد.

هزینه آبونمان و مالیات: هزینه آبونمان و مالیات به صورت ماهیانه در هر صورتحساب لحاظ می گردد و در صورتی که حتی تماسی نگرفته باشید، ضروری است این مبلغ را پرداخت نمایید.

با در نظر دریافت این موارد، می توانید هزینه های تلفن سازمانی خود را آنالیز کنید و در صورت امکان با حذف بعضی از موارد، هزینه ها را کاهش دهید.

2. هزینه های مورداحتیاج سرویس تلفن خود را محاسبه کنید

یکی از مهم ترین مسائل برای آنالیز و کاهش هزینه های سازمانی، محاسبه هزینه مورداحتیاج برای خرید و نگهداری هر یک از تجهیزات است. کسب وکار ها علاوه بر سرویس تلفن سنتی می توانند از سیستم VoIP نیز استفاده نمایند. سیستم VoIP با دو تکنولوژی SIP Trunk و Hosted PBX قابل استفاده است. سرویس سیپ ترانک مناسب کسب وکار هایی است که امکان به کارگیری سرور و تجهیزات و همچنین استخدام نیروی متخصص IT را داشته باشند. از طرف دیگر، سرویس Hosted PBX بر بستر ابر است و دیگر به تجهیزات و سرور احتیاجی نیست. هر کدام از این دو روش ویژگی هایی دارند که پیش از انتخاب هر یک، ضروری است آنالیز شوند و هزینه های حدودی برای هر سرویس پیش بینی گردد. به عنوان مثال، سیستم تلفن سنتی PBX هزینه هایی مانند دستگاه تلفن، سیستم PBX، سیم کشی خطوط تلفن در سراسر ساختمان، تیم IT حاضر در شرکت، اتاق سرور و اینترنتی پایدار را شامل می گردد، علاوه بر آن هرگونه تغییر در ساختار آن (افزودن داخلی، انتقال تماس و ...) احتیاجمند صرف هزینه و زمان زیادی است

از طرف دیگر، سیستم Hosted PBX، تنها به اینترنتی پایدار و دستگاه با قابلیت اتصال به اینترنت احتیاج دارد و تمامی امکانات به وسیله پنل تحت وب قابل دسترس است. راه اندازی، به روزرسانی و نگهداری از سیستم تماما بر عهده ارائه دهنده خدمات است که به طور چشم گیری به کاهش هزینه های ارتباطی سازمان منجر می گردد.

سیستم VoIP در مقایسه با شیوه سنتی مزایای بسیاری دارد و بسیاری از هزینه های شیوه سنتی را شامل نمی گردد. با استفاده از سیستم VoIP می توانید هزینه های سازمانی خود را به صورت قابل توجهی کاهش دهید.

سرویس تلفن ابری نکسفون بر بستر فناوری Hosted PBX، بهترین انتخاب برای کسب وکارها و سازمان هایی است که به دنبال کاهش هزینه های ارتباطی خود هستند و می خواهند بدون صرف هزینه برای تجهیزات گرانقیمت و سرور، از تلفن ثابت سازمانی با تمام ویژگی های ذکرشده بهره مند شوند. سرویس نکسفون پرو بسیار مقیاس پذیر بوده و کلیه تغییرات مورداحتیاج مانند تعداد داخلی، همزمانی و ... به وسیله پنل تحت وب یا اپلیکیشن موبایل نکسفون در دسترس است. همچنین مالکیت این خطوط دائمی بوده و در صورت جابجایی یا داشتن شعب در نقاط مختلف کشور، امکان استفاده از همان سرشماره وجود دارد.

برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره در مورد سرویس نکسفون، لطفا فرم مشاوره رایگان را تکمیل نمایید تا تیم فروش نکسفون با شما تماس بگیرند.