اتلاف 1000 برگ کاغذ در مراحل مختلف نگارش خاتمه نامه - کنفرانس هکا

وحید سلوک در گفت وگو با خبرنگاران، ضمن ارائه گزارشی از فعالیت های این دانشگاه در زمینه مدیریت سبز و حذف نامه نگاری های فرآیند قبل از دفاع دانشجو از جمله نامه های ابلاغ داوران، نامه اعلام آمادگی برای دفاع و انجام تمام این موارد به صورت الکترونیکی، از بایگانی سخت افزاری انتها نامه ها در این دانشگاه در قالب سی دی های برچسب دار و دارای تأییدیه اساتید اطلاع داد و با اشاره به بروز رسانی نسخه های الکترونیکی کتابخانه این دانشگاه در سال 96، گفت: به طور کامل آمادگی دریافت نسخه الکترونیکی انتها نامه از دانشجو را داریم.

وی با بیان اینکه اردیبهشت ماه از سوی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری نامه ای مبنی بر لزوم رعایت مدیریت سبز در دانشگاه به منظور صرفه جویی در مصرف کاغذ و سایر موارد مرتبط با طبیعت دریافت کردیم، گفت: بر این اساس برآوردی در حوزه معاونت پژوهشی انجام داده و جلسه ای را در این رابطه برگزار کردیم.

سلوک شرح داد: در جلسه فوق از همکاران خواستیم عنوان نمایند که کدام موارد آسیب زننده به محیط زیست، قابل حذف است چرا که این مسئله فقط به مصرف کاغذ در انتها نامه محدود نمی گردد، بلکه فرآیند دفاع خود مستلزم مستند شدن و ثبت در پرونده است. بر اساس برآوردی که انجام دادیم برای فرآیند اداری اعلام آمادگی برای دفاع از انتها نامه، حدود 50 برگ مصرف می گردد. همچنین زمانی که انتها نامه در مراحل نگارش و اصلاح است، 300 برگ کاغذ مورد استفاده قرار می گیرد.

معاون آموزشی و پژوهشی دانشگاه صنعتی ارومیه با بیان اینکه با احتساب سه داور و اعضای جلسه دفاع، 600 برگ دیگر کاغذ نیز در زمان چاپ و آماده سازی انتها نامه در مرحله دفاع مصرف می گردد، اعلام کرد: بنابراین حدود 1000 برگ کاغذ در فرآیندهای مختلف نگارش و آماده سازی یک انتها نامه تلف می گردد.

سلوک اضافه نمود: این در حالی است که استفاده از کاغذ در دانشگاه فقط به انتها نامه ها مربوط نمی گردد بلکه موارد متعدد دیگری از جمله سمینارهای دانشجویی، امتحانات و … نیز هستند که سعی کردیم ببینیم کدام یک از این موارد قابل حذف هستند.

وی اظهار کرد: بعد از مدتی شورای راهبردی مدیریت سبز در دانشگاه راه اندازی شد که در این شورا بودجه های خاصی به الکترونیکی کردن فرآیندها اختصاص یافته بود، ضمن آنکه ترتیبی داده شد که بتوان به اسناد الکترونیکی استناد قانونی داد یا به عبارتی به صورت قانونی بیان کرد که بایگانی های لازم به صورت الکترونیکی اجرا شده و دسترسی به اسناد الکترونیکی امکان پذیر است.

عضو هیأت علمی گروه مهندسی کامپیوتر دانشگاه صنعتی ارومیه گفت: در آن موقع بعضی فرآیندهای اداری کاغذی، به عنوان مثال تمامی نامه های ابلاغ داوران، آمادگی دفاع و … را حذف کردیم و دستور دادیم تمام این نامه نگاری ها تا زمان جلسه دفاع به صورت الکترونیکی انجام گردد. همچنین به اساتید توصیه کردیم انتها نامه ها را در قالب فایل الکترونیکی دریافت نمایند و اصلاحات را نیز روی همین فایل انجام دهند.

الزام به چاپ دو روی انتها نامه ها

سلوک ادامه داد: به داوران داخلی که از اعضای هیئت علمی دانشگاه خودمان و در جریان کارهای ما هستند، اعلام کردیم نسخه کاغذی دریافت ننمایند، بلکه در حد امکان از نسخه های الکترونیکی استفاده نمایند و نهایتاً با تبلت یا لپ تاپ خود سر جلسه دفاع حاضر شوند و از این طریق به مباحث مورد نظر اشاره نمایند، که این اقدام نیز تا اندازه ای موفقیت آمیز بوده است.

وی توضیح داد: انتظار مقاومت از سوی بعضی گروه های دانشگاه را در قبال تصمیم دانشگاه مبنی بر حذف نسخه های کاغذی انتها نامه ها داشتیم. در عین حال چون دانشگاه صنعتی هستیم، تقریباً تمام رشته های موجود مرتبط با رشته های فنی و مهندسی بوده و می توانند تابع قوانین الکترونیکی باشند؛ بنابراین زودتر با این شرایط سازگار می شوند.

معاون آموزشی و پژوهشی دانشگاه صنعتی ارومیه یادآور شد: در بخشی از رشته ها این مورد پیش آمد که داوران خارجی که به کشور ما آمده بودند، با توجه به فرصت کمتری که در اختیار داشتند، ترجیح می دادند نسخه چاپی انتها نامه را دریافت نمایند که با این موضوع مخالفتی نکردیم. تا آن موقع انتها نامه ها به صورت یک رو چاپ می شد و ما الزام کردیم آن ها را دو رو چاپ نمایند تا حداقل در این نسخه ها کاغذ کمتری مصرف گردد.

آمادگی برای دریافت نسخه الکترونیکی آثار

سلوک اضافه نمود: بنابراین زمانی که موضوع ممنوعیت چاپ کاغذی انتها نامه ها از سال تحصیلی آینده، طی نامه ای از سوی معاون آموزشی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری مطرح شد، بحث دقیقاً بر سر نسخه های چاپ صحافی شده نهایی بود که یک نسخه از آن باید تحویل استاد راهنما، یک نسخه تحویل کتابخانه و مرکز اسناد علمی و نسخه دیگر به و آموزش و تحصیلات تکمیلی دانشگاه تحویل داده می شد که البته این نسخه آخر را از پیش تر حذف نموده بودیم.

وی اعلام کرد: نسخه کتابخانه و مرکز اسناد علمی هم به راحتی برای ما قابل حذف بوده چرا که نسخه الکترونیکی یا پی دی اف را می توان به راحتی به وسیله کتابخانه دیجیتال در دسترس دانشجویان قرار داد.

معاون آموزشی و پژوهشی دانشگاه صنعتی ارومیه با اشاره به اینکه نسخه الکترونیکی انتها نامه را در قالب سی دی برچسب دار از دانشجو دریافت می کنیم، اظهار کرد: از این طریق، بایگانی سخت افزاری انتها نامه ها را هم انجام می دهیم. برای دانشجو برچسب استانداری را تعیین نموده ایم که بعد از رایت سی دی بر روی آن بزند و در نهایت نیز باید تأییدیه استاد بر روی سی دی وجود داشته باشد.

سلوک در رابطه با میزان ماندگاری آثار دانشجویان در قالب سی دی، اعلام کرد: از سال 1390 گروه مهندسی فناوری اطلاعات که در این حوزه پیشرو بوده است، بایگانی الکترونیکی آثار موجود در کتابخانه و انتها نامه ها را در دستور کار قرار داد و بنا شد تا کتابخانه دانشگاه، پروژه هایی را که قرار است در دانشگاه ثبت گردد، به صورت نسخه الکترونیکی دریافت کند.

وی اضافه نمود: بعد از سه سال در سال 94 فعالیت گروه فناوری اطلاعات دانشگاه در این بخش را بازبینی کردیم و مسئول کتابخانه و مدیر گروه گزارشی از چگونگی وضعیت ارائه دادند. در سال 96 نسخه الکترونیکی سازمان کتابخانه را به روز نموده و پرتال بهتری را راه اندازی کردیم که در این پرتال ظرفیت و نحوه دسترسی به نسخه های الکترونیکی بالا رفته، ضمن آنکه توانستیم طی فرآیندی تمامی سی دی ها را بلافاصله بعد از دریافت به بایگانی الکترونیکی کتابخانه منتقل کنیم.

به گزارش خبرنگاران، اواسط تیرماه امسال پیرو نامه دکتر شریعتی نیاسر مبنی بر ممنوعیت چاپ کاغذی انتها نامه ها از سال تحصیلی آینده، محمد تقی نظرپور معاون اداری، اقتصادی و مدیریت منابع وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و دبیر کمیته مدیریت سبز این وزارت خانه نیز اقدام فوق را گامی در جهت حفظ محیط زیست و صرفه جویی اقتصادی، و نیز کاهش وابستگی به ارز در شرایط تحریم دانست.